Como calculamos nossos preços ?

casal de chefs do serviço de buffet corporativo

Quem poderia saber que os eventos de buffet em domicílio, os alimentos e as bebidas exigiriam tanta matemática?

Bateu aquela ideia de fazer uma festa? Um Buffet em Domicílio ou um Buffet Corporativo ?

Reunir os amigos em casa ou na empresa ? É, mas de repente você se pega fazendo contas demais, certamente você fará algumas contas baseadas no seu orçamento e naquilo que você deseja para a ocasião do evento, mas isso é só o começo de uma série de cálculos que vão começar a partir de agora!

Bem, se você nunca pensou no planejamento de um evento, essa realidade pode ser uma surpresa para você, mas o fato é que o mundo do serviço de buffet em domicílio é fortemente impulsionado por números.

A contagem de clientes, o tamanho das porções e as datas dos eventos contribuem para a rentabilidade do serviço de buffet, e mesmo as pequenas alterações nos números podem fazer uma grande diferença quando se trata de servir o jantar a centenas de convidados.

Devido a tudo isso, os planejadores de reuniões precisam de uma compreensão firme dos números do buffet, a fim de garantir a qualidade dos alimentos e evitar multas ou prejuízos.

Aqui estão alguns termos proeminentes para você se familiarizar ;

Contagem estimada do número de convidados do evento de buffet em domicílio :
Este é o número “virtual” de convidados que você cria inicialmente nas suas projeções de eventos.

Não há nenhuma obrigação real com a contagem estimada, pois é mais um “número de trabalho” usado para estimar custos e necessidades de pessoal.

O que você não pode fazer é contratar uma festa de 100 pessoas, mas aparecerem 200 pessoas, o custo adicional será muito diferente e o buffet certamente não terá comida para todos.

buffet em domicilio orçamento de buffet corporativo sp
Evento de buffet em domicilio – orçamento de buffet corporativo em São Paulo e Rio de Janeiro – Como calcular o preço?

 

Contagem Esperada de Convidados do buffet em domicílio 

A contagem esperada é enviada duas ou três semanas antes de um evento.

Nesse momento você já contratou o buffet, já deu 50% do valor em sinal para garantir a sua data e agora você já tem um número mais realista do número de convidados.

Ele representa uma contagem mais precisa de convidados antecipados, e está vinculado contratualmente à contagem final. Todas as operações de um buffet em domicílio têm suas próprias políticas para as contagens esperadas, mas, em termos gerais, não deve se desviar em mais de 15% da contagem final.

Isso garante que o serviço de buffet seja executado com qualidade e que haja comida suficiente para todos, por outro lado se você acertar o número de convidados pode negociar o valor final do evento conseguindo um desconto.

O que você não conseguirá caso haja mais convidados do que o esperado, sendo obrigada (o) a pagar um adicional para o buffet.

Qualquer alteração feita a este número após a data de vencimento pode incorrer em penalidades ou taxas atrasadas.

Assim, é importante que a empresa de buffet em domicílio estabeleça uma data RSVP que cai antes do prazo de garantia.

Porcentagem de “queda”

Você não sabia, mas as empresas de buffet em domicílio fazem muitas contas, os serviços de buffet calculam sempre sobre a comida e o tipo do evento.
Existem dois ângulos para esse cálculo. O primeiro é calculado pelos alimentos servidos, para ver quanto de uma contagem final caiu ou subiu de uma contagem esperada.

Se a porcentagem for muito grande acima, mais de 20% por exemplo; poderá ser emitida uma penalidade para cobrir despesas relacionadas a pedidos de pessoal e fornecimento.

Mas os organizadores usam porcentagens de queda para estimar quantas pessoas se alimentam. Uma taxa de queda de 2% é aproximadamente média para eventos pagos, em que os convidados pagam a entrada.

Essa média pode escalar acima de 10% para eventos gratuitos, em que os convidados não pagam a entrada e se alimentam “de graça”.

Como você pode imaginar, os participantes são mais propensos a comer mais em eventos que eles pagaram a entrada, ou quando eles têm dinheiro investido em um evento. 🙂

garçom garçonete de buffet em domicilio
Afinal de contas – quanta comida é necessária ?

 

Cartões de refeição – Para grandes eventos corporativos 
Alguns serviços de buffet oferecem mais de uma entrada em refeições formais e grandes eventos corporativos como congressos e feiras, e isso criará outro requisito de cálculo.

O dono do serviço de buffet corporativo não quer ficar preso em adivinhar por exemplo quantas pessoas escolherão massa ou risoto, por isso cabe aos planejadores obter contagens mais precisas de cada escolha através do sistema RSVP.

No dia do evento, cada participante pode obter um cartão de refeição colorido que pode colocar na mesa, para que os garçons saibam automaticamente qual prato a cozinha precisa fazer e em qual quantidade. Esse cálculo na verdade provavelmente será feito muito antes obtendo os canhotos dos cartões, simples né?

Bebidas incluídas no Serviço de Buffet em Domicílio ou Corporativo?

Normalmente não são adicionadas na conta as bebidas alcoólicas, porém no nosso serviço de buffet em domicílio os refrigerantes e sucos estão sempre incluídos na conta final.

 

Bebidas incluídas no Buffet em domicilio
Bebidas alcoólicas geralmente não estão incluídas em serviço de buffet com planos básicos

 

Comandas para bebidas alcoólicas

Os planejadores de grandes eventos podem usar comandas para controlar os custos de executar uma barra aberta. Isto é realizado dando a cada convidado um ou dois boletos ou comandas no momento da inscrição.

O barman aceita os ingressos em troca de uma bebida, e os convidados que optem por beber além do subsídio da comanda ou do ingresso podem pagar em dinheiro.

Por este motivo, faz sentido usar este sistema com uma cerveja ou vinho, uma vez que as seleções serão mais próximas não ocasionando prejuízos e dando limites aos convidados.

chef gerente de buffet em domicilio - planejador de eventos
O Gerente do Serviço de Buffet é responsável pelas compras e orçamento do evento

Trabalhar com um sistema

Em última análise, cabe aos planejadores do buffet e do evento fornecer contagens precisas ao chef ou responsável pelo serviço de alimentação.

Os planejadores que ignoram as políticas e os prazos emitidos pela empresa de buffet em domicílio podem acabar pagando mais do que deveriam sob a forma de penalidades e outras taxas.

A melhor maneira de evitar isso é ler as políticas do contrato antes de planejar o evento.

Seguindo essas dicas simples, você irá escolher as datas e custos mais apropriados ao seu evento.

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Orçamento de Buffet em Domicilio - Quantas pessoas pretende convidar para seu evento ?

Orçamento de Buffet em Domicilio - Quantas pessoas pretende convidar para seu evento ?
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